Corpay One er essentielt for overblikket, når vi åbner flere restauranter.

Det er lige til og så alligevel ikke. For egentlig er en pokébowl bare ris, fisk og alle de andre klassiske sushi-ingredienser serveret i en skål. Men når det kommer til eksekvering og vækst, skiller OLIOLI sig markant ud. 

“Vi har lige skrevet under på en lejekontrakt for den 9. restaurant. Så nu kan man vel efterhånden ikke længere kalde os et startup. Vi er blevet en reel vækstvirksomhed. Men med væksten følger jo også en kompleksitet i forhold til regnskab og administration,” forklarer Christian Algreen, CFO i OLIOLI. 

En af udfordringerne var, at når han modtog leverandørfakturaer på hovedkontoret, var det svært at vide sig sikker på, om det, der blev faktureret for, reelt var blevet leveret. De interne processer skulle altså opgraderes i takt med, at nye restauranter blev åbnet. Men det var ikke kun manglen på kontrol, der var en udfordring for den nyslåede vækstvirksomhed. 

“Vi kunne først give vores restaurantansvarlige et resultat, der viste, om de havde gjort det godt eller skidt i forhold til vareforbrug, i slutningen af måneden. Det var ikke holdbart, for sidst på måneden var det jo for sent for dem at ændre noget.”

‍

‍Brugervenligt design giver let implementering

For Christian Algreen stod valget stod mellem at outsource økonomistyringen eller effektivisere den. Men ønsket om øget kontrol rimede ikke med outsourcing for CFO’en, der har en fortid i PwC, og han gik derfor i gang med at lede efter en skalerbar løsning til OLIOLI’s kreditorbogholderi.

“Mange af vores ansatte er unge og ufaglærte, og de færreste af dem tænder på tunge regnskabsprogrammer. Derfor skulle den løsning, vi valgte, være brugervenlig, intuitiv og let at implementere. Så vores ansatte ikke skulle bruge ugevis på at lære, hvordan de forskellige funktioner virkede.”

“Da jeg så Corpay One første gang, var jeg betaget af designet og funktionaliteten. Det ligner noget som jeg - og vores ansatte - kender fra andre apps, som man anvender på daglig basis. I modsætning var mange af de andre løsninger vi kiggede på, tunge og triste.”

“Vi fandt faktureringsfejl for 2.000 kroner den første uge”

Det imødekommende interface bidrog da også til, at implementeringen af Corpay One har været smertefri. Faktisk oplever OLIOLI’s medarbejdere, at den nye løsning giver dem muligheder, de ikke havde før, og måske endda øger motivationen. 

“Corpay One har givet et ekstra element til jobbet for vores restaurantansvarlige. De synes også, det er interessant at blive inddraget yderligere i organisationen. Nu får de et overblik i realtid over leverandørfakturaerne. Det giver dem et medejerskab, fordi regnskabet bliver langt mere transparent.”

“Vi har lavet automatiserede Workflows, der sørger for, at fakturaer bliver sendt til godkendelse ved den restaurantansvarlige og her på hovedkontoret, for så opfanger vi lettere fejl i leverandørfakturaer, før vi betaler for meget. Det giver så god mening at automatisere økonomiske opgaver, der ikke skaber værdi.” 

“Vi fandt fejl for 2.000 kroner den første uge, hvor vi brugte Corpay One. Det tog en af vores restaurantansvarlige et kvarter at finde den fejl. Jeg vil klart anbefale andre restauranter, der har mere end en lokation at bruge Corpay One. For nu bliver vi kun faktureret for det, vi får.”

‍

‍Corpay One er en essentiel del af OLIOLI’s vækstplaner

På trods af at restaurationsbranchen har oplevet et 2020, der mildt sagt har været udfordrende, så har OLIOLI ikke planer om at sænke farten. Tværtimod. To nye restauranter skal åbnes i det første halvår af 2021. 

“Lige nu er Corpay One et vigtigt værktøj for os. Men det bliver essentielt, når vi skal til at skalere endnu mere. I takt med at vi får flere lokationer, så bliver det sværere at bevare overblikket og kontrollen. Men det hjælper Corpay One med.” 

“Nu vil jeg ikke nævne navne, men når jeg snakker med lignende udbydere, så oplever jeg, at alt kan lade sig gøre lige indtil, man har skrevet under. Men med Corpay One, har jeg oplevet at I faktisk er interesserede i min feedback, og I har da også udviklet en feature, som er baseret på vores behov.”

“Samtidig frigiver Corpay One min tid som CFO. Jeg har sparet 100% af den tid, jeg brugte på betalinger førhen. Faktisk kan man helt overordnet sige, at vi har sparet en halv fuldtidsstilling. Det betyder, at jeg kan bruge min tid på arbejde, der skaber værdi i stedet for værdidrænenden rutineopgaver.”