Navn

Corpay One ApS

Virksomhedsadresse

Bygmestervej 5, st. th., 2400 København NV, Danmark

‍

CVR-nummer/ID

37231525

‍

Herefter benævnt som

Databehandleren

‍

Herefter benævnt som

Dataansvarlige

‍

Hver især er en ”part” og udgør sammen ”parterne”.

Parterne har aftalt følgende standardkontraktbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

‍

Præambel

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

3. Databehandleren tilbyder en cloud-baseret applikation, der markedsføres under navnet Corpay One, som via selvbetjening giver den Dataansvarlige mulighed for at administrere regningsbetaling til leverandører, samt kreditorstyring via direkte integrationer til regnskabsprogrammer. Databehandleren tilbyder derudover – eller vil tilbyde - visse tilvalgsmoduler, som den Dataansvarlige mod yderligere betaling kan tilvælge til sit abonnement, eksempelvis et godkendelsesmodul til godkendelse af regninger i organisationen. Ved tilvalg af sådanne yderligere moduler gælder denne Databehandleraftale tillige sådanne ydelser og udtrykket Applikationen skal læses som også omfattende de tilvalgte moduler.

4. I forbindelse med leveringen af Corpay Ones produkt behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

5. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

6. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på den dataansvarliges accept af brugerbetingelser ved oprettelsen af konto hos Corpay One (hovedaftalen).

7. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

8. Til denne aftale hører bilag A, B, og C. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

9. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

10. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

11. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

12. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

13. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

 

1. Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder‍

1.1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. 

1.2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

1.3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage. 

 

2. Databehandleren handler efter instruks‍

2.1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2.2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Notering: Parterne bør forudse og overveje konsekvenserne, der kan følge af en potentielt ulovlig instruks, som den dataansvarlige har givet og regulere dette i en aftale mellem parterne.

 

3. Fortrolighed‍

3.1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

3.2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt. 

 

4. Behandlingssikkerhed‍

4.1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger.

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester.

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse.

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

4.2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici. 

4.3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. 

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

 

5. Anvendelse af underdatabehandlere‍

5.1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler). 

5.2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. 

5.3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

5.4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

5.5.  Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. 

5.6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

5.7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

 

6. Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer‍

6.1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

6.2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

6.3. 

Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

c. behandle personoplysningerne i et tredjeland

6.4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

6.5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

 

7. Bistand til den dataansvarlige‍

7.1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. indsigtsretten

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

7.2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.

b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.

c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse).

d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

7.3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2. 

 

8. Underretning om brud på persondatasikkerheden

8.1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

8.2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

8.3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

8.4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed. 

 

9. Sletning og returnering af oplysninger‍

9.1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

9.2. Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger:

a. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF, artikel 6, stk. 1, litra c.

b. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF, artikel 17, stk. 3, litra b.

c. LBK nr 930 af 06/09/2019, Bekendtgørelse af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven), §30.

d. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv (EU) 2015/849 af 20. maj 2015 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme, om ændring af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr.648/2012 og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF samt Kommissionens direktiv 2006/70/EF, 4. direktiv, art. 40.

e. LBK nr 648 af 15/06/2006, Bekendtgørelse af bogføringslov om opbevaring af regnskabsmateriale, §10.

Ovenstående uddybes nærmere i bilag C, pkt. 4.

Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

 

10. Revision, herunder inspektion‍

10.1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. 

10.2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7.

10.3.  Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation. 

 

11. Parternes aftaler om andre forhold‍

11.1.  Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen. 

 

12. Ikrafttræden og ophør‍

12.1.  Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf. 

12.2.Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil. 

12.3.  Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne. 

12.4.  Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter. 

 

13. Lovgivning og jurisdiktion‍

1. Denne aftale er undergive dansk ret og enhver tvist som følge af eller i forbindelse med aftalen vil blive løst ved de almindelige danske domstole med byretten i København som værneting i første instans.

14. Underskrift

Signatures

On behalf of Corpay One ApS
Name:
Title:
Email:	Bibi.b@corpayone.com
Signature: ______________________________________

 

On behalf of
Name:
Title:
Email:
Signature: ______________________________________

15. Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren

15.1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

15.2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.

 

På vegne af databehandleren:

Navn: Annabell Jensen
Stilling: Legal & Compliance Manager
E-mail: Annabell@corpayone.com

På vegne af den dataansvarlige:

Navn: Angiv navn

Stilling: Angiv stilling
E-mail: Angiv e-mail

Bilag A - Oplysninger om behandlingen

 

A1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

Corpay One tilbyder et softwareprodukt til regningsbetaling, hvor virksomheder kan betale regninger og automatisere kreditorbogholderiet. Databehandleren skal i forbindelse med at kunne udbyde tjenesten til den Dataansvarlige behandle diverse personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

A2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

Databehandleren opbevarer personoplysninger om den dataansvarlige på virksomhedens servere i forbindelse med at kunne identificere brugeren korrekt på platformen, og for at kunne identificere den dataansvarliges medarbejdere og sende nødvendig information til medarbejderne, såsom godkendelser af regninger og status på betalinger, m.m. Databehandleren behandler oplysninger om den dataansvarliges kreditorer i forbindelse med initiering af en betaling.

A3. Behandlingen kan omfatte følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

Kategorier af personoplysninger

I. Navn.
II. Adresse, postnummer, by, land.
III. Telefonnummer og email.
IV. Billede-id.
V. Video med lyd af dem selv.
VI. Virksomhedens størrelse (forudsat kunden selv har tilføjet dette).
VII. Virksomhedens industri (forudsat kunden selv har tilføjet dette).
VIII. Leverandører (forudsat kunden uploader bilag).
IX. Kreditkortudbyder.

Oplysninger om brugsmønster

X. Lokation for brug.
XI. Sprogpræferencer.
XII. Status i virksomheden via CVR-register.
XIII. Hvilken internetbrowser kunden bruger.
XIV. Hvilken browserversion kunden bruger.
XV. Hvilket sprog kunden bruger i deres browser.
XVI. Kunder computer-styresystem.
XVII. Hvilken URL kunden kommer fra, før de logger ind (eksempelvis ved kampagne).
XVIII. Hvilken mobiltelefon kunden har.
XIX. Hvilken version af Corpay Ones app kunden har indstillet på sin mobiltelefon.
XX. Hvor mange gange kunden har brugt Corpay Ones app.
XXI. Hvilken version styresystem kunden har på sin mobiltelefon.
XXII. Hvilket regnskabsprogram kunden bruger (forudsat kunden tilføjer integration).
XXIII. IP-adresse.
XXIV. Bevægelser på Corpay Ones hjemmeside.
XXV. Skærmopløsning, størrelsen af vinduet.

A4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

I. Brugere.
II. Partnere; bogholdere eller revisorer som udbyder Corpay One til deres kunder.
III. API brugere; brugere som programmerer Corpay One ind i deres egen platform.
IV. Brugerens kreditorer.

A5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige har følgende varighed

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne.

Bilag B - Underdatabehandlere

B1. Godkendte underdatabehandlere

Corpay One tilbyder et softwareprodukt til regningsbetaling, hvor virksomheder kan betale regninger og automatisere kreditorbogholderiet. Databehandleren skal i forbindelse med at kunne udbyde tjenesten til den Dataansvarlige behandle diverse personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

*Kun hvis FX modulet bruges.

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

B2.Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 30 dage før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 30 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

Bilag C - Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

I. Indsamling af data via kundens applikationsbrug.
II. Opbevaring af data i krypteret database ‘at rest’.
III. Ændring af data såfremt det ønskes af kunden.
IV. Anvendelse af data sker automatisk ved brug af applikationen.
V. Videregivelse af data sker med kundens accepts til tredjeparter. Trejdepart er hhv. kundens bank samt kundens kreditorer.
VI. Sletning af data såfremt aftalen endes, og Corpay One ikke længere opnår et legitimt formål med opbevaringen.

C2.Behandlingssikkerhed

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

Behandlingen omfatter en større mængde personoplysninger omfattet Databeskyttelsesforordningens Artikel 9 om ‘særlige kategorier af personoplysninger’, hvorfor der i Corpay One etableres et højt sikkerhedsniveau, som vedvarende opdateres.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

I. Kryptering af passwords og personoplysninger.
II. Sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemerog tjenester.
III. Rettidigt genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse.
IV. Regelmæssigt teste og evaluere effektiviteten af tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
V. Så vidt muligt sikre fysiske lokaliteter, hvor der behandles personoplysninger, inklusive hjemmearbejdspladser.

Der gennemføres en i medfør af artikel 32 en passende sikkerhed for behandlingen af personoplysninger.
Beskrivelsen er udarbejdet efter artikel 32, stk. 1:

I. Corpay Ones database er krypteret ‘at rest’, dvs. beskyttet mod uautoriseret adgang, samt ved evt. fysisk tyveri.
II. Den vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og tjeneste opretholdes ved jævnlige interne evalueringer og tests.
III. Corpay One spejler vores databaser, samt daglige backups, skulle et nedbrud ske. På den måde kan vi altid genoprette data, uden at der er noget, der går tabt.
IV. For regelmæssig test og evaluering af foranstaltningerne, gennemføres interne test og reviews jævnligt.
V. Så vidt muligt sikre fysiske lokaliteter, hvor der behandles personoplysninger, inklusive hjemmearbejdspladser.
VI. Da vores systemer er tilgængelige via en web browser, er det ikke muligt for os at sikre de fysiske lokaliteter, hvor vores applikationer kan blive kørt fra. Vores opbevarede data er derimod fysisk sikret, da alt hosting foregår via Amazon Web Services - AWS, i deres sikrede hosting centre.

C3.Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Databehandleren bistår den Dataansvarlige ved løbende support og imødekommer den Dataansvarlige i dette henseende.

C4.Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysningerne opbevares hos databehandleren, indtil den dataansvarlige anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret. Det er til enhver tid muligt at slette sin konto ved at skrive en mail til support@corpayone.com eller ved at benytte ”slet konto” funktionen i Corpay Ones web interface. Det vurderes ydermere løbende hvorvidt det saglige formål med behandlingen er opfyldt, således at princippet om opbevaringsbegrænsning overholdes. Endvidere er Corpay One omfattet af Hvidvaskningsloven, hvorfor der er pligt til at opbevare dokumentation for or registrering af transaktioner i 5 år. Dette følger Hvidvaskningsloven §30 samt EU’s 4. hvidvaskdirektiv artikel 40. Lovgivningens præcise angivelse findes i pkt. 10.

C5.Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

I. På servere ejet af databehandleren.
II. På servere lejet af databehandleren hos ekstern, og i Bilag B godkendt underleverandør.

C6.Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Når behandling af personoplysninger finder sted uden for EU eller et område, der er godkendt af Europa-Kommissionen som ydende et passende beskyttelsesniveau i forhold til databeskyttelsesforordningen, skal sådan persondatabehandling ske i overensstemmelse med gældende EU standardklausuler for overførsel af personoplysninger (EU-model-klausuler).

Forud for enhver persondatabehandling i sådanne områder skal Databehandleren, ud over denne aftale, indgå og/eller sikre, at underleverandøren (hver en "dataimportør" i henhold til EU-model-klausulerne), indgår aftale ifølge EU-model-klausulerne med den Dataansvarlige ("dataeksportør" i henhold til EU-model-klausulerne). I tilfælde af konflikt mellem sådanne EU-model-klausuler og denne aftale, skal EU-model-klausulerne have forrang.

Databehandleren bemyndiges hermed af den Dataansvarlige til på dennes vegne at indgå aftaler om EU-model-klausulerne med enhver relevant underleverandør, til de ovenfor anførte formål og for ethvert relevant område

Hvis den Dataansvarlige er forpligtet til at indsende en kopi af de indgåede EU-model-klausuler til sin lokale databeskyttelsesmyndighed, vil Databehandleren overgive en kopi af den indgåede aftale til den Dataansvarlige for dennes indsendelse.

Uanset hvad der i øvrigt er anført i Aftalen, medfører forpligtelsen til at sikre, at underleverandørerne i medfør af denne Aftale indgår en databehandleraftale ved anvendelse af EU-model-klausulerne ikke, at Databehandleren frigøres fra sine forpligtelser i øvrigt i henhold til Aftalen, herunder forpligtelsen til at sikre, at sikkerhedsforanstaltninger gennemført af den relevante underleverandør som minimum skal give beskyttelsesniveau for den Dataansvarlige og de registrerede, som svarer til de krav, der stilles til Databehandleren.

C7.Procedurer for den dataansvarliges revision, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren.

Databehandleren skal efter anmodning give den Dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at den Dataansvarlige kan sikre, at Databehandlerens forpligtelser i henhold til Bestemmelserne overholdes, herunder at de relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er gennemført.

Såfremt den Dataansvarlige stiller krav om, at Databehandleren skal fremsende en revisionsrapport fra en uafhængig ekspert om Databehandlerens overholdelse af datasikkerhedskravene i henhold til Aftalen, skal Databehandleren foranledige at dette sker senest med udgangen af februar hvert år for perioden til og med december det foregående år. Revisionsrapporten skal, efter Databehandlerens valg, udarbejdes på grundlag af en anerkendt standard for sådanne revisionsrapporter. Endvidere skal rapporten bekræfte, at Databehandleren har alle de nødvendige myndighedsgodkendelser, der er nødvendige for at udføre databehandlingsopgaverne.

Omkostningerne ved indhentelse af den af den Dataansvarlige krævede revisionsrapport skal afholdes af den Dataansvarlige.