"Før brugte vi 4-5 timer på fakturahåndtering om ugen - nu klarer vi det på 1. "

Rikke Pelle
Bestyrer af Den Gamle Købmandsgaard
Selskab
Den Gamle Købmandsgaard
Beliggenhed
Ærø
Antal medarbejdere
+10
Industri
E-commerce

Den Gamle Købmandsgaard: Fra bilagsbunker til automatisk fakturabetaling

Selvom butikken og caféen Den Gamle Købmandsgaard på Ærø emmer af historie, så skal man ikke lade sig snyde af det traditionelle, hyggelige ydre. For under overfladen bliver forretningen drevet knivskarpt med de nyeste, smarte automatiseringsværktøjer. Læs med her, hvordan programmer som Corpay One og Billy gør livet nemmere for bestyrer Rikke Pelle.

Hos Den Gamle Købmandsgaard i Ærøskøbing på Ærø har turister og de omtrent 6.000 faste øboere siden 2012 kunne købe og nyde et væld af lokale produkter i hjemlige rammer. Drevet af en ambition om bæredygtighed, et fokus på at styrke lokalsamfundet og et tæt samarbejde med lokale producenter bugner Købmandsgaardens hylder af delikatesser som kaffe, øl og konfekt til brugsgenstande som keramik, sæbe og håndfremstillede tryksager.

"Vi har et meget tæt samarbejde med lokale leverandører, og vi sælger primært lokale råvarer. Så hvis man vil have noget fra Ærø, er det os, man skal handle med," siger Rikke og fortsætter: "Findes produktet ikke her på øen, så kigger vi videre til de omkringliggende områder som Sydfyn, Als og Sønderjylland og herefter Nordfyn, Midtjylland, Vestsjælland og så videre."

Styr på driften i en svær tid

Købmandsgaarden tager imod kunder året rundt, og der er normalvis altid noget at se til - også uden for højsæsonen. Corona-nedlukningen i december 2020 har dog sat sit præg på forretningen:

"Det går lidt langsommere nu. Det har været for koldt til, at folk køber takeaway, og mange af de lokale foretrækker nok at sidde hjemme," siger Rikke.

Men Rikke holder forretningen velsmurt, så den er klar til, at samfundet begynder at åbne op igen. For på trods af det lidt mere træge tempo end vanligt, så kører driften stadigvæk i højeste gear. Dét kan lade blandt andet lade sig gøre med værktøjer som Corpay One og Billy, der gør det muligt at holde effektiviteten oppe ved at automatisere store dele af bogholderiet. Bilagene fra Købmandsgaardens lokale leverandører bliver nemlig sendt direkte til Corpay One, hvorefter de automatisk sendes til Billy.

"Det er helt vildt, så tidsbesparende det er. Før i tiden samlede vi til bunke og satte 4-5 timer af om ugen til at få betalt alle fakturaer i banken. Nu bruger vi godt en time om ugen, fordi bilagene sendes direkte til Corpay One via Send & Scan-funktionen, hvorfra betalingen også klares. Og jeg sparer oven i købet også på bogholdertimer, fordi alle data automatisk overføres fra Corpay One til regnskabet i Billy," siger Rikke.


Det digitale regnskab giver mig kontrollen

I starten krævede det lidt tilvænning at gå over til et mere digitalt bogholderi, da alle bilagene og mange tilhørende driftsopgaver nu pludselig befandt sig "i skyen". Rikke havde derfor brug for at være helt sikker på, at Corpay One og Billy blev sat op korrekt.

Heldigvis fandt Rikke den perfekte ressource til dette i sin bogholder, en anden ærøbo, nemlig Lasse Vendelbo. Han er registreret Corpay One Advisor og har derfor grundlæggende kendskab til alle funktioner i Corpay One, herunder også integrationen til Billy.

Med Lasses hjælp kunne Rikke sikre, at værktøjerne blev sat op, så de passede lige til hendes behov. Dét betyder blandt andet, at Rikke har fravalgt automatisk betaling i Corpay One, så hun selv kan vælge, hvornår godkendte fakturaer skal betales.

"Når det hele er så digitalt, kan det være trygt at føle, at man har styring med det hele, når så mange af opgaverne kan klares så nemt og on-the-go. Derfor har jeg det bedst med selv at skulle igangsætte betalinger. Og hvis der en sjælden gang kommer en faktura, som allerede er betalt, så kan vi nemt indlæse den direkte i Billy."

Kompetent rådgivning skaber tryghed

Efter den indledende opsætning af Corpay One og Billy har Rikke ikke det store behov for at have sin bogholder med ind over, for de digitale værktøjer giver nærmest sig selv. Ud over de dage, hvor Lasse kigger ind i caféen og drikker en kop kaffe, tager han og Rikke spørgsmål over mail en gang om ugen.

"Jeg ringer ikke til ham for teknisk vejledning, for systemerne er meget brugervenlige, så jeg kan selv tjekke alt efter, hvis jeg bliver i tvivl. Lasse giver mere overordnet rådgivning, for han er god til at se det store billede af, hvordan virksomheden kører. Man kan mærke, at han fra starten af har tænkt optimering ind, og dét kan jeg mærke, at jeg sparer tid på."

Lær mere

Automatisér dit bogholderi med Corpay One.

Begynd din gratis prøveperiode nu.