"Jeg bliver faktisk glad, hver gang jeg logger ind på Corpay One!"

5R People er Danmarks største kontaktcenter. Her arbejder 450+ ansatte for nogle af Danmarks største virksomheder, hvor de blandt andet varetager kundeservice, mødebooking, sagsbehandling, salg m.m. I takt med det ønskede behov for flere automatiserede og digitaliserede processer blev Corpay One implementeret.

4 år med Corpay One

I dag har 5R People været kunde hos Corpay One i snart 4 år og opnået mere end de forventede. Rikke Thomsen, Projektchef med ansvar for digitalisering af økonomiske processer, fortæller: “Det er mega fedt med revisionssporet, hvor vi altid kan se, hvad der er sket, hvem der har godkendt og hvornår osv…” 

Hun fortæller bl.a. om hvordan medarbejdere bruger chat-funktionen i Corpay One til at holde styr på eventuelle noter om formål, deltagere og generel historik, så dokumentationen er i orden til SKAT. Dertil er virksomheden særdeles glad for Workflows og de interne processer og roller, som de har defineret. “Vi ved hver især, hvem der har ansvaret for hvad,” siger hun.

“Vi har et kreditorbogholderi nu, hvor vi har fuldt overblik.”

Tidsbesparelser i godkendelsesprocesser

Den oprindelige tanke bag at implementere Corpay One var at finde et fakturahåndteringssystem, som kunne automatisere håndteringen og gøre processen mindre personafhængig. Da vi spurgte Rikke om, hvorfor hun lige netop valgte Corpay One, svarede hun: “Hele mit DNA består af at skabe overblik og struktur, så det taler lige ind i de værdier, som er vigtige for mig - og for os.”

I takt med at 5R People voksede, blev det tidskrævende at håndtere godkendelsesprocesser og sikre den rigtige dokumentation. Rikke uddyber om virksomhedens godkendelsesproces før Corpay One: “Vi havde en mail indbakke, hvor tingene skulle godkendes, så vi sendte jo mails frem og tilbage - og det kunne sagtens lade sig gøre. Det krævede bare rigtig meget tid.” 

Hun fortæller yderligere om, hvordan virksomhedens økonomiske processer nu tillader teamet at arbejde mere effektivt. Gennem integrationen til e-conomic og den automatiske synkronisering, har virksomheden ligeledes sparet tid og elimineret dobbeltarbejde i to forskellige systemer.

“Fakturahåndteringen går bare hurtigt. Det er ikke noget, der fylder i hverdagen.”

Et perfekt dokumentationsspor

Rikke fortæller med et smil om det forbedrede økonomiske overblik og fremhæver, at fejlkilderne i virksomhedens kreditordrift er reduceret kraftigt via bilagsscanneren. Dertil uddyber hun, at Corpay Ones revisionsspor har bidraget til et finansielt overblik. “Vi har mulighed for at tracke på alting,” siger hun. 

Som hos mange andre virksomheder har processen omkring årsregnskabet været længere for 5R People før Corpay One. Bl.a. at afstemme kreditorer og finde bilag har været en tidskrævende proces førhen, men da alt data nu er automatiseret og bogføres løbende, opnår 5R People en stor tidsbesparelse.

“Så længe at de rigtige konteringer er på, og linjerne står korrekt, så er bogholderen jo glad.”