Digitaliseringsekspert: Tiden løber fra manuel fakturahåndtering

Mange er igang, men det stadig kun fåtallet af virksomheder, der er der. Det handler selvfølgelig om digitalisering af modtagelse, godkendelse, betaling og bogføring af leverandørfakturaer - fakturahåndtering i folkemund. Men fordelene handler ikke kun om at spare kroner og sekunder,‍ hvis man spørger digitaliseringskonsulent, Lasse Vendelbo. Og fordelene ved et fuldautomatisk fakturaflow bliver kun flere, når vi snakker større virksomheder. 

Det tager tid at betale fakturaer manuelt. Lang tid. Så lang tid at konsulentvirksomheden Ardent Partners satte sig for at undersøge, hvor meget tid, penge og ressourcer, som små- og mellemstore virksomheder bruger på manuel fakturahåndtering. Hele rapporten, E-payables kan du læse her. Men de vigtigste resultater har vi hevet ud den og sat op, så du kan vurdere om tiden er løbet fra din fakturahåndtering.

”Det lyder af meget, men det er realistisk nok med alle de led, der skal indover, for at tjekke et bilag. Og i en større virksomhed, hvor der er endnu flere led omkring hvert bilag, kan beløbet blive endnu højere,” vurderer Lasse Vendelbo, som er digitaliseringskonsulent i det moderne revisionshus Retio.

Lasse Vendelbo ved, hvad han snakker om. Han har beskæftiget sig indgående med digitalisering af regnskab og bogholderi siden 2011. Længe før tidsbesparende værktøjer, som Corpay One, var en fast del af virksomheders dagligdag. 

Dengang blev et fysisk bilag stadig vurderet manuelt, sendt fordi direktøren til godkendelse og lagt til betaling i netbank, før det endelig kunne bogføres og afstemmes. Selvom de fleste i dag modtager fakturaer på mail, er der stadig mange, som printer bilaget ud og håndterer det manuelt, som man gjorde for 10 år siden.

”Jeg tror, det er et spørgsmål om vaner: Man er vant til den manuelle facon at gøre det på, og så gør man som man plejer. Skifter man over til digitale løsninger, er der både tid og penge at spare. Og med løsninger som fx Corpay, hvor man automatisk samler alt data for bogføring og betaling, så stemmer regnskabet bare. Så skal ikke bruge tid på at kontrollere det, der er bogført bagefter,” siger Lasse Vendelbo.

Elektronisk fakturahåndtering: “Handler om mere end at spare tid og penge”‍

Da Lasse Vendelbo begyndte, var der ikke mange smarte værktøjer at tilbyde, men i dag er billedet et helt andet; i dag er der løsninger til virksomheder i alle størrelser. Løsninger der ikke bare kan spare virksomheden kroner og ører, men også gør hele bogføringsprocessen nemmere.

”Mange af de små virksomheder sparer måske ikke det helt store i kroner og ører ved at få digital bilagshåndtering, fordi det koster noget i opsætning og vedligehold. Men bare det nemme i, at du med et nyt system videresender din kvittering til en mail, og så skal du ikke røre den igen, fordi systemet klarer resten. Det skal man ikke kimse af - det er dejligt, at det er nemt,” siger Lasse Vendelbo.

Digitaliseringen sparer tid og penge. Det ved både Lasse Vendelbo og Ardent Partners, der i deres rapport så på, hvordan omkostningerne ved fakturahåndtering ser ud for virksomheder, der allerede har gennemgået en digitaliseringsproces.

Men det er ikke kun kroner og sekunder, der bliver sparet. Det er også bekymringer og fejl.

”Får man dobbelt bogført eller glemt en forfaldsdato, så der kommer en rykker, og det koster også tid og penge – men det er mest af alt træls. Vi ser færre fejl, når regnskabet bliver digitalt,” siger Lasse Vendelbo og fortsætter:

”Når man bruger et system som Corpay, kan man nemt få et overblik over ubetalte regninger. Og det handler jo i sidste ende om, hvor virksomheders tid er brugt mest rigtigt: Er det på at håndtere fakturaer, som egentlig ikke giver værdi, men bare skal igennem systemet, eller giver det bedre mening at bruge de ressourcer på at snakke med kunden og faktisk levere sin service eller produkt?”

Fordelene vokser, når virksomheden gør

Hvor automatisering for bare få år siden var så stor og kompleks en opgave, at det oftest kun kunne svare sig for de allerstørste virksomheder, er billedet et helt andet i dag.

”Jeg synes, at alle kan få gavn af elektronisk fakturahåndtering i dag. Der er løsninger til alle størrelser virksomheder, hvor man kan scanne bilag ind, og det kan alle få gavn af - så er der styr på bilagene, og de er samlet et sted,” mener Lasse Vendelbo.

Gevinsten ved at digitalisere vokser dog fortsat i takt med virksomhedens størrelse. Jo mere komplekst regnskabet og de omkringliggende processer er, des større er den potentielle gevinst.

”I større virksomheder bliver godkendelsesflowet typisk også større, og så kan det pludselig blive meget dyrt, hvis ikke det er digitalt, fordi der skal mange ind over,” siger Lasse Vendelbo.

”Noget af det jeg har god erfaring med er at anskue bogføring som dataudveksling mellem systemer. Det vil sige, der skal data fra et sted til et andet, og hvordan gør man så det nemmest. Det er lidt mere en it-udviklers tilgang end en traditionel bogholdning. Og jo større og mere kompleks forretningen bliver, jo mere skal man tænke over, hvordan data flyder rundt.”