Automatisering og rengøring går hånd i hånd

Book et tidspunkt, vælg en helper, stil rengøringsmidler til rådighed og læn dig tilbage og se dit hjem blive skinnende rent — og planlæg det hele via smartphone.

Platformen Happy Helper lader dig ikke bare betale dig fra at gøre rent selv, den springer også besværet ved at etablere kontakt til rengøringsservices over og sørger for, at du som privatperson nemt og sikkert kan modtage rengøring i hjemmet på den måde, du selv ønsker det.

Hvis du selv er interesseret i at tjene lidt ekstra på selv at gøre rent for andre, er det akkurat lige så nemt at komme i gang.

“Vi har sat strøm til opslagstavlen i Brugsen”

Som CFO Mads Vieth selv formulerer det, har Happy Helper ”sat strøm til opslagstavlen i Brugsen” ved at simplificere og digitalisere hele processen fra at finde eller tilbyde rengøringshjælp til den afsluttende betaling og alt, hvad der ligger der imellem.

Selvom der selvfølgelig stadigvæk ligger et fysisk arbejde i selve rengøringen, tilbyder Happy Helper en optimeret, automatiseret løsning til alle de omkringliggende opgaver.

Ikke overraskende optager automatisering generelt en stor plads for holdet bag platformen.

“Automatisering er en af de helt afgørende agendaer hos os. Vi er først og fremmest en tech-virksomhed, og vi bestræber os på at lave så strømlinet en forretning som overhovedet muligt. Så vi bruger rigtig meget tid på at tænke på, hvordan vi kan automatisere vores arbejdsprocesser,” siger Mads Vieth, CFO i Happy Helper.

Intern kommunikation og flere end 10.000 brugere

Ud over virksomhedens knap 30 egne ansatte skal Happy Helper formidle kommunikation til rigtig mange mennesker: knap 3.000 helpere og næsten 8.000 kunder.

Dét kræver både systematisk tænkning, en solid struktur og så meget automatisering som muligt — for at både den interne og den eksterne kommunikation kan fungere.

Helt centralt bruger Happy Helper Slack til at understøtte den interne kommunikation. Værktøjet er særligt brugbart på grund af de utallige muligheder, det giver for nemt at integrere og synkronisere på tværs af virksomhedens andre værktøjer.

Happy Helper bruger for eksempel Peakon til at måle medarbejdertrivsel ved automatisk at udsende tilfredshedsundersøgelser hver tredje måned og efterfølgende se resultaterne direkte i Slack.

Happy Helper bruger også projektstyringsværktøjet Asana til at skabe overblik over faste opgaver for nye ansatte i forbindelse med deres opstart. Værktøjet gør det blandt andet nemt at oprette præ-definerede opgaver og automatisere e-mailnotifikationer, så nye ansatte hurtigt kan komme helt up-to-date på alle opgaver, projekter og deadlines.

Med G Suite fra Google, som inkluderer alle Googles værktøjer til virksomheder, herunder Gmail, Drev og Kalender, undgår Happy Helper desuden at være afhængig af mere traditionelle, lokale offline-løsninger.

Google Analyse (engelsk: Forms) er også en del af denne pakke og lader Happy Helper indsamle bruger-feedback og -information på en måde, som er nem og overskuelig for både brugere og medarbejdere.

Tidligere har der særligt været udfordringer i forbindelse med tidsregistrering og løn, men med førnævnte muligheder for cloud-baseret arbejde kan alle parter i stedet have det fulde overblik i realtid i skyen på både computer og smartphone.

Når det kommer til brugersupport, sværger Happy Helper til giganten Zendesk og deres omnichannel supportplatform, der blandt andet indeholder både livechat med brugere, et komplet hjælpecenter til FAQ-artikler og software til call center. Med så mange brugere — både helpers og kunder — er det helt essentielt at have hele overblikket og kunne følge alle sager helt til dørs.

Til at holde det helt store overblik over tingenes tilstand bruger Happy Helper business analytics-værktøjet PowerBI fra Microsoft. PowerBI giver mulighed for at indhente data fra alle områder af virksomheden, visualisere dem på et utal af mere eller mindre detaljerede måder og dele dem via et væld af forskellige kanaler. På denne måde har virksomheden hele tiden et klart overblik over deres KPI’er, og relevant viden kan med lethed deles med eksempelvis bestyrelsen og visualisers efter behov, så der hurtigt kan træffes datadrevne beslutninger.

Udfordringerne ved at være en digital virksomhed

Selvom Happy Helper oplever stor succes med automatisering af gentagne arbejdsopgaver og komplekse processer, er der dog stadigvæk udfordringer ved at være en virksomhed, der fokuserer så meget på at holde mest muligt digitalt.

Mange værktøjer fungerer ganske udmærket — både alene og integreret med andre — men som Mads nævner, er der dog problemer ved at have så mange værktøjer i spil.

“Vi bruger meget krudt på at onboarde nye helpers, og det er bare nogle gange en lidt langhåret proces at få dem igennem hele dette flow og sørge for, at de er klædt ordentligt på. Det gælder særligt de indledende opgaver som indhentning af stamdata og de digitale platformes praktiske dimensioner, hvordan agerer man på platformen, har en dialog med kunder, og den slags,” uddyber Mads Vieth. Dét må simpelthen kunne gøres nemmere og ikke så håndholdt.

Problemerne opstår både ved nye ansættelser og ved onboarding af nye brugere, som der hele tiden kommer flere og flere af.

Ifølge Mads kunne det gøre en kæmpe forskel, hvis flere af platformene havde dedikeret brugersupport, så en medarbejder kunne kigge med over skulderen eller over skærmen og give vejledning. Dét ville både gøre det nemmere at lære at bruge en given platform, men det ville også gøre det langt mere lige til i første omgang at beslutte, hvorvidt platformen skal implementeres eller ej.

Mads nævner blandt andet lønsystemet Zenegy som et eksempel på en virksomhed, der virkelig tager sig godt at sine brugere, når de først skal i gang:

“De har en samlet, lettilgængelig onboarding-pakke, som indeholder alle vigtige informationer og materialer for at kunne komme i gang. Som CFO slipper jeg dermed for selv at skulle forklare noget og kan i stedet sende alting direkte videre til medarbejderne, som selv kan tage fat på arbejdet.”

Vi siger tak til Happy Helper for at åbne op for deres toolbox (som naturligvis også inkluderer Roger til regningsbetaling).

At navigere blandt alle de nye værktøjer og få implementeret dem ordenligt kan være en udfordring, men som man ser på Happy Helper, kan de medvirke til at bygge en skalérbar forretning, en kompleks arbejdsplads og online markedsplads fra Dag 1 og dermed åbne op for eksplosiv vækst og ekspandering.

‍