En mere effektiv leverandørbetalingsproces med høj driftssikkerhed

Da Luke begyndte hos Subaio, var betalingsprocessen langt mere manuel. Fakturaer blev samlet sammen i løbet af ugen, hvorefter betalingerne blev oprettet enkeltvis i netbanken.

Processen fungerede, men krævede en del manuelt arbejde. Afhængigheden af manuelle arbejdsgange kunne samtidig medføre forsinkelser i håndteringen af fakturaer og betalinger.

Derfor blev Corpay One et af de allerførste systemer, Luke implementerede, da han begyndte i virksomheden.

Målet var at reducere den manuelle håndtering og skabe en mere sammenhængende proces fra faktura til gennemført betaling.

Subaio benytter Corpay One til både danske og internationale leverandørbetalinger.

Virksomheden har også gjort brug af løsningen til valutaveksling og betalinger til udenlandske leverandører. Under Subaios nuværende aftale har virksomheden oplevet fordelagtige valutamarginaler og overførsler uden særskilte overførselsgebyrer.

Erfaringerne bygger dog på en indtil videre begrænset anvendelse af de internationale betalingsfunktioner. Derfor er det heller ikke besparelserne på valutaveksling, Luke fremhæver som den største gevinst.

Det, der virkelig gør en forskel, er den daglige håndtering af leverandørbetalinger. At kunne samle opgaverne ét sted, følge betalingernes status og undgå unødvendige manuelle arbejdsgange.

For Luke er det afgørende at vide, at betalingerne bliver håndteret korrekt, uden at det kræver konstant manuel opfølgning.

Det skyldes ikke, at den økonomiske kontrol er blevet mindre. Tværtimod er det kombinationen af strukturerede godkendelsesflows, overblik over betalingsstatus og en stabil integration med e-conomic, der gør forskellen.

Når en faktura er konteret og godkendt, kan Luke lade processen fortsætte uden at skulle kontrollere hvert enkelt trin manuelt.

Han modtager fortsat automatiske betalingsbekræftelser, men de kræver sjældent yderligere handling.

Det er en erfaring, der er opbygget gennem flere års brug. Systemet har vist sig at være pålideligt, og Luke kan derfor koncentrere sig om de opgaver, hvor hans indsats skaber størst værdi.

En af de funktioner, Luke især fremhæver, er integrationen med e-conomic.

Når betalingerne behandles i Corpay One, automatiseres en stor del af den tilhørende bogføring. Det betyder færre manuelle registreringer og mindre arbejde, når måneden skal afsluttes.

Hvor betalingsrelaterede posteringer tidligere krævede mere manuel håndtering, sørger integrationen nu for en stor del af arbejdet.

For Luke er det en konkret fordel, der kan mærkes i hverdagen. Og netop integrationen vil være et af de vigtigste kriterier, hvis Subaio en dag skulle vælge en anden leverandør.

Software bliver ofte vurderet på, hvor mange nye funktioner der bliver lanceret. Luke ser anderledes på det.

Han sætter pris på, at Corpay One løbende udvikler sig. Men endnu mere værdsætter han, at platformen er genkendelig, og at de centrale funktioner fortsætter med at fungere stabilt.

For Luke er genkendeligheden en styrke. Han ved, hvordan systemet fungerer, og hvad han kan forvente. Det gør det lettere at fastholde effektive rutiner, også når virksomheden udvikler sig.

Når Luke bliver spurgt, hvad han ville savne mest, er svaret tæt knyttet til, hvor stor en del af de daglige økonomiprocesser Corpay One efterhånden understøtter.

Leverandørbetalinger, godkendelser og bogføring er blevet samlet i en arbejdsgang, der er væsentligt mere effektiv end den tidligere manuelle håndtering.

En tilbagevenden til de gamle rutiner ville derfor være et markant tilbageskridt. Hvis løsningen ikke længere var tilgængelig, ville Luke have behov for at finde et alternativ, der kunne understøtte de samme funktioner og integrationer.

Efter flere års brug er Corpay One blevet en fast del af Subaios økonomiske setup.

Leverandørbetalingerne håndteres gennem en struktureret proces, integrationen med e-conomic reducerer den manuelle bogføring, og godkendelsesflows og betalingsstatus sikrer det nødvendige overblik.

For Luke er det især kombinationen af driftssikkerhed, effektivitet og finansiel kontrol, der gør løsningen værdifuld.