Udlæg

Hvad er udlæg (medarbejderudlæg)?‍

Udlæg, også kendt som medarbejderudlæg, dækker over de situationer, hvor en medarbejder eller hvervtager (f.eks. et bestyrelsesmedlem) betaler for en udgift på vegne af sin arbejdsgiver eller hvervgiver. Disse udgifter skal være afholdt i arbejdsgiverens interesse, og medarbejderen har ret til at få beløbet refunderet. De trefunderede beløb er ikke skattepligtigt for medarbejderen, da det reelt er virksomhedens udgifter, der dækkes.

Udlæg dokumenteres typisk via eksterne udgiftsbilag som kvitteringer eller fakturaer, der overdrages til arbejdsgiveren. Disse bilag indgår herefter i virksomhedens eget regnskabsmateriale. Det er en forudsætning, at udgifterne ville have været fradragsberettigede for medarbejderen, hvis vedkommende selv skulle have afholdt dem. Hvis et bilag indeholder private udgifter, skal denne del beskattes hos medarbejderen.

Eksempler på udlæg kan være alt fra køb af kontorartikler, deltagelse i kurser, transportudgifter på forretningsrejser eller repræsentationsudgifter. Nogle gange betaler medarbejderen ud af egen lomme og får refunderet beløbet efterfølgende, mens andre gange har medarbejderen modtaget et forskud fra arbejdsgiveren og afleverer bilag ved den endelige afregning.

Corpay One kan hjælpe med at strømline hele denne proces, så I får frustrationsfri håndtering af udlæg med automatisering og en gnidningsfri godkendelsesproces for jeres ansatte.

Hvordan håndterer man udlæg?

Håndteringen af udlæg handler primært om at sikre, at medarbejderen hurtigt får refunderet sine penge, samtidig med at virksomheden overholder alle regnskabs- og skattemæssige krav. Processen indebærer typisk:

1. Afholdelse af udgiften: Medarbejderen lægger ud for en udgift på vegne af virksomheden.
2. Dokumentation: Medarbejderen indsamler de originale udgiftsbilag, såsom kvitteringer eller fakturaer. Skatteforvaltningen accepterer efter omstændighederne også indscannede eller kopierede udgiftsbilag, der beviser eller sandsynliggør, at en udgift er afholdt for arbejdsgiveren.
3. Indsendelse af udgiftsrapport: Medarbejderen indsender en udgiftsrapport med de relevante bilag til godkendelse i virksomheden.
4. Godkendelse: Virksomheden gennemgår udgiftsrapporten og bilagene for at sikre, at udgifterne er legitime, forretningsrelaterede og korrekt dokumenterede.
5. Refusion: Efter godkendelse refunderes beløbet til medarbejderen.

En effektiv håndtering af udlæg er afgørende for både medarbejdertilfredshed og virksomhedens finansielle styring. Manuelle processer kan være tidskrævende og fejlbehæftede, hvilket forsinker refusionen og øger den administrative byrde.

Med Corpay One kan I opnå fejlfri udgiftsrapporter, da systemet scanner og udtrækker relevant data automatisk. Ved at droppe manuel dataindtastning undgår I fejl, der ellers kan tage op mod 45 minutter at finde og rette manuelt. Derudover hjælper Corpay One med at få medarbejderne deres penge tilbage hurtigere. Hvor det for mange virksomheder tager 30 dage at tilbagebetale udlæg, kan Corpay One sikre, at godkendte udgifter udbetales på få dage.

Hvad er nogle af faldgruberne ved udlæg?

Selvom processen omkring udlæg kan virke ligetil, er der flere potentielle faldgruber, der kan skabe problemer for både medarbejdere og virksomheden:

• Manglende eller utilstrækkelig dokumentation: Den mest udbredte faldgrube er, at medarbejderen mister bilag eller ikke sørger for at få fyldestgørende kvitteringer. Uden korrekt dokumentation kan udlægget ikke refunderes skattefrit, og det kan føre til beskatning af medarbejderen eller en afvisning af udgiften i virksomhedens regnskab.
• Fejlagtig klassificering af private udgifter: Hvis en del af et bilag vedrører private udgifter, skal denne del beskattes hos medarbejderen. Forkert klassificering kan medføre skattemæssige konsekvenser for medarbejderen og potentielt også for virksomheden ved en revision.
• Langsom godkendelses- og refusionsproces: En manuel og ineffektiv proces for godkendelse og udbetaling af udlæg kan føre til utilfredse medarbejdere. Hvis det tager lang tid at få refunderet penge, kan det belaste medarbejdernes økonomi og motivation.
• Manuelle fejl og tidsspilde: Når udlæg håndteres manuelt, er der stor risiko for fejl ved dataindtastning, forkert bogføring og spild af tid på at lede efter og rette disse fejl. Dette skaber unødvendig administrativ byrde for økonomiafdelingen.
• Manglende overblik og kontrol: Uden et centraliseret system til håndtering af udlæg kan det være svært for virksomheden at få et samlet overblik over medarbejdernes udgifter, kontrollere budgetter og identificere eventuelle uregelmæssigheder.

Ved at implementere et system som Corpay One kan mange af disse faldgruber minimeres. Automatisering og digitalisering sikrer korrekt dokumentation, hurtigere refusion og et bedre overblik, hvilket bidrager til en mere effektiv og fejlfri håndtering af udlæg i virksomheden.

‍