Momsrefusion

Hvad er momsrefusion?

‍
Momsrefusion er en proces, hvor momsregistrerede virksomheder kan få tilbagebetalt den moms, de har betalt i et andet EU-land. Dette gælder typisk for udgifter, der er afholdt i forbindelse med forretningsrejser, messer eller andre erhvervsrelaterede aktiviteter i udlandet. Formålet med momsrefusion er at sikre, at virksomheder ikke skal betale moms to gange – både i hjemlandet og i det land, hvor udgiften er afholdt.

Ansøgning om momsrefusion sker via de lokale skattemyndigheder i hvert enkelt land. I Danmark sendes ansøgningen via Skatteforvaltningens TastSelv Erhverv, som derefter videreformidler den til det pågældende land. Ved at søge momsrefusion kan virksomheder optimere deres cashflow og reducere omkostningerne ved internationale aktiviteter. Det er vigtigt at have styr på de nødvendige bilag og dokumentation for at kunne underbygge udgifterne.

I Corpay One platformen er det gjort nemt for virksomheder at holde styr på internationale betalinger og de tilhørende momskoder. Vi importerer nemlig de fastsatte momskoder fra dit regnskabsprogram og sørger for, at de ender på de rigtige bilag.

Hvornår kan man få momsrefusion?

‍

Man kan søge om momsrefusion, når ens virksomhed har afholdt udgifter med moms i et andet EU-land, og disse udgifter vedrører virksomhedens momspligtige aktiviteter. Eksempler på udgifter, hvor man typisk kan få momsrefusion, inkluderer:

• Hotelophold og overnatning
• Indenrigs transport (f.eks. fly, taxi, tog og brændstof)
• Forplejning
• Indkøb
  ‍

For at kunne opnå momsrefusion skal en række betingelser opfyldes:

• Virksomheden må ikke være momsregistreret i det EU-land, hvor varen eller ydelsen er købt.
• Indkøbene skal vedrøre virksomhedens momspligtige aktiviteter.
• Det er kun muligt at få tilbagebetalt moms af beløb, der overstiger en vis minimumsgrænse i det enkelte EU-land.
• Ansøgningen skal omfatte en periode på mindst tre måneder og højst ét kalenderår.
• Fristen for at søge om refusion er typisk den 30. september i året efter, udgiften er afholdt.

‍

Det er vigtigt at bemærke, at selvom EU's momsregler er harmoniserede, kan der være forskelle i momssatser, bagatelgrænser og dokumentationskrav fra land til land.

Hvad er nogle af faldgruberne ved momsrefusion?

‍

Selvom momsrefusion kan spare virksomheder for betydelige beløb, er der også en række faldgruber, som man skal være opmærksom på:

Mangelfuld eller forkert dokumentation

Den mest almindelige faldgrube er manglende eller ukorrekte bilag. Uden tilstrækkelig dokumentation, der viser udgiften og den betalte moms, vil ansøgningen blive afvist. Det er afgørende at opbevare alle relevante fakturaer og kvitteringer.

Overskridelse af frister

Ansøgningsfristen for momsrefusion er streng, typisk den 30. september året efter udgiften er afholdt. Overskrides denne frist, mister man retten til refusion.

Manglende kendskab til landespecifikke regler

Selvom der er generelle EU-regler, har hvert land specifikke betingelser for, hvilke udgifter der kan refunderes, hvilke bagatelgrænser der gælder, og om der kræves fakturaer vedhæftet på forhånd. Manglende viden om disse nuancer kan føre til afslag. Nogle lande refunderer f.eks. aldrig moms for hotelovernatninger eller bespisning.

Fejl i ansøgningsprocessen

Ansøgningen skal indsendes korrekt via de rette portaler (i Danmark via TastSelv Erhverv). Fejl i udfyldningen eller forglemmelse af vigtige informationer kan forsinke processen eller føre til afvisning.

Lang sagsbehandlingstid

Selvom EU har en aftalt frist på fire måneder for tilbagebetaling, overholder flere europæiske myndigheder ikke altid denne. Dette kan binde likviditet i længere tid end forventet.

Bagatelgrænser

Hvert land har en minimumsgrænse for, hvor stort et momsbeløb der skal være for at kunne ansøge om refusion. Hvis det samlede momsbeløb er under denne grænse, kan man ikke få momsen refunderet, hvilket betyder, at små udgifter ikke altid kan refunderes.
‍

At være opmærksom på disse faldgruber og eventuelt søge professionel hjælp til processen kan spare virksomheder for frustration og sikre, at de får den moms refunderet, de er berettiget til.

‍