Netop fordi en faktura fungerer som en juridisk bindende erklæring for en handel, er det en vigtig del af en virksomheds økonomiske administration. Med andre ord, er fakturaen sælgers anmodning til køber om betaling.
På den måde er fakturahåndtering en grundlæggende del af enhver virksomheds økonomiske drift. Desuden giver en faktura også detaljer om købte varer eller tjenester samt priser, betalingsbetingelser og andre relevante oplysninger.
Hvis en faktura skal anerkendes som værende gyldig, må den opfylde en række lovmæssige krav. Vær særlig opmærksom på risikoen for, at en faktura kan blive erklæret ugyldig, hvis den mangler oplysninger eller indeholder fejl. De typiske krav, som en faktura skal opfylde er følgende:
En virksomhed kan både udstedes analogt og digitalt. Der er desuden forskellige typer af fakturaer og måder at sende dem på.
Listen her fortæller om hver enkelte type af faktura:
Ifølge den danske bogføringslov skal fakturaer opbevares i fem år efter udløbet af det regnskabsår, som fakturaerne vedrører, hvis de er en del af virksomhedens regnskabsmateriale. Dette er både gældende for elektroniske fakturaer såvel som papirbaserede.
Det kommer bag på mange, at en faktura rent faktisk godt kan udløbe og miste sin gyldighed. I 2008 trådte den nyeste forældelseslov i kraft, hvilket betyder, at kravene og indholdet også kan blive forældet hurtigere end tidligere. Efter forældelseslovens regler, udløber fakturaer typisk efter tre år fra det tidspunkt, hvor sælgeren kunne have forventet betaling. Dog er der et par undtagelser. For eksempelvis, skal forældelsesfristen beregnes fra et år tidligere, hvor det udførte arbejde blev afsluttet, hvis fakturaen først udstedes et år efter det udførte arbejde.
Det er altså vigtigt, at du har kendskab til forældelsesreglerne, hvis du vil undgå problemer med betaling af en udstedt faktura.
De fleste tror, at en faktura kun kan anvendes af virksomheder. Men du kan både udstede fakturaer som virksomhed, privatperson, offentlig myndighed eller institution. Vær dog opmærksom på reglerne, afhængig af hvem, som udsteder fakturaen. Som offentlig myndighed eller institution skal man anvende en EAN-faktura.
Det er ikke nødvendigt at have et CVR-nummer, når en kunde skal faktureres. Det eneste krav er, at du har en omsætning på under 50.000 årligt. En tommelfingerregel er, at når du udarbejder fakturaen, skal den indeholde det samme som, hvis det var en virksomhed, der udstedte fakturaen. Vær dog opmærksom på, at udelade moms-delen, da en privatperson ikke kan opkræve moms. Angiv i stedet for dit CPR-nummer og indberet beløbet til Skattestyrelsen som B-indkomst.
Der findes ikke strenge krav til, hvordan du skal designe eller lave en faktura, så længe den indeholder de nødvendige elementer ifølge loven. Du bestemmer selv, om du vil lave den i hånden, på papir, digitalt via en fakturaplatform med en fakturaskabelon eller skrive den i et dokument-værktøj.
Oftest kan det dog være nemt, hurtigt og sikkert at anvende en fakturaservice, hvor du ikke risikere at glemme vigtige formalia.
Vores team sidder klar til at vise dig, hvor let og automatisk Corpay One kan gøre dine leverandørbetalinger. Book en tid, så viser vi dig mulighederne.
Book en demo